Du möchtest eine Software für 200 Euro im Monat ablösen. Der neue Dienst kostet 50 Euro monatlich, die Umstellung einmalig 1.200 Euro. Wann rechnet sich der Wechsel? Im folgenden fiktiven Beispiel läuft der alte Vertrag im ersten Monat noch weiter.

Für solche Fälle gibt es im Potenzialrechner die reine Kostenrechnung. Sie benötigt weder Besucherzahlen noch Bestellraten oder einen geschätzten Stundenwert.

Vergleiche nur die Positionen, die sich ändern

Lege die betroffenen Rechnungen nebeneinander. Welche alte Position entfällt wirklich? Welche neue kommt hinzu? Alles, was unverändert weiterläuft, lässt du in dieser Differenzrechnung weg. So musst du nicht das gesamte Technikbudget deines Unternehmens aufschlüsseln.

Notiere auch Funktionen und Anforderungen, die erhalten bleiben müssen. Der AWS-Leitfaden zur Kostenoptimierung behandelt Kosten im Zusammenhang mit passenden Ressourcen und funktionalen Anforderungen. Für deine Entscheidung heißt das: Ein billigeres System, das einen benötigten Vorgang nicht unterstützt, ist keine gleichwertige Alternative.

Der erste Monat kostet noch beide Gebühren

Die alte Software kostet 200 Euro monatlich und wird nach einem vollen Monat abgelöst. Der neue Dienst kostet zusätzlich 50 Euro pro Monat ab Projektbeginn. Datenübernahme, Einrichtung und Prüfung kosten einmalig zusammen 1.200 Euro. Alle Beispielbeträge sind netto.

Über zwölf Monate fallen elf Monate lang jeweils 200 Euro weg. Der neue Dienst läuft bereits alle zwölf Monate:

11 × 200 Euro − 12 × 50 Euro − 1.200 Euro = 400 Euro positiver Ausgabensaldo.

Nach Wirkungseintritt beträgt die monatliche Entlastung 150 Euro. Zur Amortisation gehören auch die 50 Euro neuen Kosten im ersten Monat. Die Rechnung lautet daher: 1 + (1.200 + 50) ÷ 150 = etwa 9,33 Monate ab Projektbeginn. Nur 1.200 durch 150 zu teilen würde den Vorlauf unterschlagen.

Die Kosten einer Umstellung berechnen. Der Rechner fragt zuerst die monatlichen Veränderungen und danach Umstellung, Vorlauf und Zeitraum ab.

Vertragsfristen und paralleler Betrieb

Ein alter Jahresvertrag lässt sich nicht dadurch einsparen, dass du ihn nicht mehr nutzt. Entscheidend ist, wann die Ausgabe tatsächlich entfällt. Müssen beide Systeme während einer Migration parallel laufen, gehört das in deine Annahme zum Wirkungsvorlauf und zu den neuen laufenden Kosten.

Das vereinfachte Modell unterstellt nach dem Vorlauf gleichbleibende Monatsbeträge. Einmalige Jahresabrechnungen, stufenweise Abschaltungen oder stark schwankende Nutzung bilden keinen exakten Zahlungsplan. Erstelle dafür zusätzlich eine monatsgenaue Übersicht. Der Rechner bleibt eine Einordnung der Größenordnung.

Wenn sich der Wechsel noch nicht bezahlt macht

Bei einem negativen Saldo sind die genannten Kosten im gewählten Zeitraum noch nicht ausgeglichen. Du kannst den Wechsel trotzdem benötigen, etwa weil eine erforderliche Funktion im alten System fehlt. Halte diesen Grund neben der Rechnung fest, statt ihm einen unbelegten Euro-Betrag zuzuweisen.

Im Technik-Kosten-Check lässt sich prüfen, welche Ausgaben technisch entfallen können. Für die Umstellung selbst brauchst du anschließend einen Ablaufplan samt Zuständigkeit für den Betrieb nach dem Wechsel.