Dein Kontaktformular wird häufiger ausgefüllt, aber der Kalender bleibt leer. Die Zahl der Anfragen erklärt das nicht allein: Manche melden sich für eine Leistung, die du gar nicht anbietest; andere warten womöglich auf eine Information, bevor sie zusagen.

Für die Rechnung brauchst du deshalb neben der Zahl zusätzlicher Anfragen eine Abschlussquote: Welcher Anteil der gezählten Anfragen wird zum Auftrag? Du kannst im Rechner zunächst nur die Anzahl berechnen und die finanzielle Bewertung später ergänzen.

Erst zählen, dann finanziell bewerten

Für die kurze Rechnung brauchst du Besuche pro Monat, die aktuelle Anfragerate und eine angenommene relative Veränderung. Die Anfragerate ist die Zahl der eingegangenen Anfragen geteilt durch die Besuche, multipliziert mit 100. Entscheide vorher, was du als Anfrage zählst. Ein Klick auf die Telefonnummer ist noch kein geführtes Gespräch.

Fiktives Beispiel: 2.000 Besuche führen zu 40 Anfragen. Die Rate beträgt 2 Prozent. Bei einer angenommenen relativen Veränderung von 10 Prozent steigt sie auf 2,2 Prozent. Das wären 44 Anfragen, also vier zusätzliche Anfragen im Monat.

Anfragen durchrechnen. Ohne weitere Angaben zeigt der Rechner nur die Rate und die zusätzliche Anzahl. Niemand muss einen vermeintlichen Geldwert einer Anfrage raten.

Die Abschlussquote macht den Unterschied

Angenommen, eine von vier so gezählten Anfragen wird zu einem Auftrag. Dann beträgt die Abschlussquote 25 Prozent. Vier zusätzliche Anfragen ergeben rechnerisch einen zusätzlichen Auftrag. Das beschreibt einen Durchschnitt; die Zahl der tatsächlichen Abschlüsse kann von Monat zu Monat schwanken.

Bei 2.000 Euro Netto-Auftragswert und 40 Prozent Deckungsbeitrag wären das 800 Euro zusätzlicher monatlicher Deckungsbeitrag. Die Quote sollte variable Kosten der Leistung berücksichtigen. Ein voller Auftragswert als Gewinn würde die Rechnung verzerren.

Für eine fiktive einmalige Investition von 1.390 Euro, monatliche Mehrkosten von 50 Euro und zwei volle Monate ohne Wirkung ergibt sich über zwölf Monate: 10 × 800 Euro − 12 × 50 Euro − 1.390 Euro = 6.010 Euro Saldo. Diese Beträge sind Beispielannahmen, keine Angebotspreise.

Berechne die Abschlussquote aus derselben Gruppe von Anfragen, die du auch für die Anfragerate zählst. Nimm einen Zeitraum, in dem diese Anfragen genügend Zeit hatten, zu Aufträgen zu werden. Die offenen Anfragen dieser Woche und abgeschlossene Aufträge aus dem Vormonat ergeben keine zusammenpassende Quote.

Wenn die Zahlen fehlen, prüfe den Anfrageweg

Sieht man vor dem Formular, für wen die Leistung gedacht ist? Ist erkennbar, welche Angaben wirklich nötig sind? Weiß man nach dem Absenden, wie es weitergeht? Die W3C-Anleitung für Formulare beschreibt unter anderem verständliche Beschriftungen, Hilfen und Rückmeldungen. Das sind prüfbare Gestaltungspunkte, keine Umsatzgarantien.

Für eine unklare Ursache ist der Anfragen-Check ein möglicher Einstieg. Wenn die notwendigen Änderungen bereits feststehen, lässt sich stattdessen die Umsetzung von Formularen und Buchungsabläufen abgrenzen. Im Projektplaner kannst du diese Ausgangslagen ohne Zahlen einordnen.