Umsetzung
Arbeitsablauf automatisieren
Ein wiederkehrender Arbeitsablauf wird mit n8n, Zapier oder Make umgesetzt: bis zu drei Anwendungen, ein Auslöser und ein klar festgelegtes Ergebnis.
Analyse / Prozessautomatisierung & Systemintegration
Umsatzsteuerbefreit gemäß § 19 UStG
Automatisierungs-Check
Welche Handgriffe lassen sich sinnvoll automatisieren? Wir untersuchen einen Arbeitsablauf mit bis zu drei Anwendungen und ordnen Nutzen, Aufwand und laufende Kosten.
799,00 €
Gesamtpreis · einmaligUmsatzsteuerbefreit gemäß § 19 UStG
- Ein Arbeitsablauf mit höchstens zehn Schritten und drei Anwendungen
- Aufnahme von Auslösern, Übergaben, Ausnahmen und Verantwortlichkeiten
- Bis zu drei bewertete Automatisierungsvorschläge mit Kostenannahmen
Du fragst unverbindlich an. Ein Auftrag entsteht erst, wenn du unser Angebot annimmst .
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Leistungsumfang
Dein Ergebnis
- Eine verständliche Ablaufkarte einschließlich manueller Entscheidungspunkte
- Priorisierte Vorschläge mit Voraussetzungen, Aufwandsspannen und einer begründeten Werkzeugauswahl
Enthalten
- Ein Arbeitsablauf mit höchstens zehn Schritten und drei Anwendungen
- Aufnahme von Auslösern, Übergaben, Ausnahmen und Verantwortlichkeiten
- Bis zu drei bewertete Automatisierungsvorschläge mit Kostenannahmen
- Schriftliche Entscheidungsvorlage und eine Rückfragerunde
Nicht enthalten
- Keine Einrichtung eines Workflows oder Beschaffung von Software
- Keine Prüfung sämtlicher Abläufe eines Unternehmens
- Keine garantierte Zeit- oder Kosteneinsparung
Für welches Vorhaben passt die Leistung?
Passt, wenn …
- Dein Team überträgt wiederholt dieselben Angaben zwischen Anwendungen.
- Du möchtest vor einer Umsetzung wissen, ob sich der Aufwand für euren konkreten Ablauf lohnt.
Passt nicht, wenn …
- Es gibt noch keinen festgelegten Ablauf und niemand kann verbindliche Regeln benennen.
- Du brauchst sofort eine fertige Integration oder einen unternehmensweiten Prozessumbau.
Darum geht es
Was lässt sich in unserem Alltag überhaupt sinnvoll automatisieren?
Eine neue Anfrage landet im Postfach. Jemand kopiert die Kontaktdaten ins CRM, legt einen Projektordner an und schreibt eine Aufgabe für die zuständige Person. Diese Übergaben zeigen, wo Automatisierung ansetzen kann. Wir halten fest, welche Arbeit tatsächlich anfällt und an welchen Stellen ein Mensch entscheiden muss.
Der Check betrachtet einen vorhandenen Ablauf. Dabei zählen auch seltene Fälle: fehlende Angaben, zwei Anfragen derselben Person oder ein vorübergehend nicht erreichbares Zielsystem. Die Vorlage zeigt, ob sich der Ablauf automatisieren lässt und welche Voraussetzungen noch fehlen. Du entscheidest danach, ob du eine Umsetzung beauftragst.
Der Ablauf bestimmt das Werkzeug
n8n, Zapier und Make verbinden Anwendungen und führen vereinbarte Schritte aus. Ob eines dieser Werkzeuge passt, hängt von den verfügbaren Schnittstellen, den benötigten Regeln und eurem Betrieb ab. Ein vorhandener Connector sagt noch nicht, ob er die gewünschte Aktion unterstützt. Wir prüfen das vor der Empfehlung.
Für die wirtschaftliche Einordnung unterscheiden wir Arbeitszeit, tatsächlich wegfallende Ausgaben und neue laufende Kosten. Wenn eine Kollegin weniger Daten kopiert, entsteht zunächst freie Kapazität. Ob daraus eine Ausgabenersparnis wird, hängt von eurem Betrieb ab. Fallzahlen und Zeitannahmen werden deshalb im Ergebnis sichtbar festgehalten.
Kommt dir das bekannt vor?
Zu viele Übergaben
Dieselben Kontaktdaten werden aus einem Formular, einer E-Mail und einer Tabelle erneut abgeschrieben. Wir prüfen, welcher Datensatz die Quelle sein sollte und welche Übergaben entfallen könnten.
Ein Tool ist bereits ausgesucht
Du möchtest n8n oder Zapier einsetzen, hast aber noch keinen abgegrenzten Auftrag. Wir übersetzen den gewünschten Ablauf in Regeln und prüfen zuerst die benötigten Aktionen.
Der Nutzen ist noch unklar
Ein Ablauf ist lästig, kommt aber vielleicht selten vor. Wir stellen Häufigkeit und Bearbeitungsaufwand den Einrichtungs- und Betriebskosten gegenüber, statt jede Routine zur Automation zu erklären.
So gehen wir vor.
Arbeitsweg aufnehmen
Anhand deiner schriftlichen Beschreibung und anonymisierter Beispiele zeichnen wir Auslöser, beteiligte Systeme und Übergaben auf. Offene Regeln klären wir mit der benannten zuständigen Person.
Ausnahmen und Voraussetzungen prüfen
Wir betrachten Datenqualität, verfügbare Schnittstellen und manuelle Entscheidungen. Zugangsdaten werden für diese erste Einordnung nicht im Anfrageformular benötigt.
Umsetzung eingrenzen
Du erhältst bis zu drei Vorschläge mit Voraussetzungen und Kostenannahmen. Der bevorzugte Vorschlag beschreibt einen ausreichend kleinen ersten Arbeitsauftrag mit überprüfbarem Ergebnis.
Nach der Übergabe
Gehe die Ablaufkarte mit den Menschen durch, die den Prozess täglich ausführen. Korrigiere fehlende Ausnahmen vor der Entwicklung. Dein Team kann die Vorlage nutzen: Sie hält Werkzeug, Zuständigkeiten und Testfälle fest.
Beschreibe einen typischen Durchlauf: Was löst ihn aus, welche Programme sind beteiligt und wann ist er fertig? Ein Beispiel ohne personenbezogene Daten reicht zunächst.
Notiere Ausnahmen, ungefähre Häufigkeit und die verantwortliche Person. Zugangsdaten, echte Kundennachrichten und vertrauliche Dokumente gehören nicht in das Anfrageformular.
Begriffe aus der Leistung
Was bedeutet das?
- Auslöser
- Das Ereignis, das einen Ablauf startet, etwa eine abgesendete Anfrage. Ein Zeitplan kann ebenfalls ein Auslöser sein, wenn Daten regelmäßig abgeglichen werden sollen.
- Connector
- Eine vorbereitete Verbindung zu einer Anwendung. Welche Daten und Aktionen sie unterstützt, wird konkret geprüft; die bloße Nennung eines App-Namens genügt nicht.
- Ausnahmefall
- Ein Vorgang, der nicht nach der normalen Regel verarbeitet werden darf. Dafür braucht der Ablauf einen sichtbaren Rückweg oder eine zuständige Person zur Prüfung.
Vor deiner Anfrage
Fragen zum Angebot.
Was gehört zur Leistung, was brauchst du dafür und wie geht es nach der Anfrage weiter?
Der Ablauf im Detail →Müssen wir vorher n8n, Zapier oder Make auswählen?
Nein. Nenne vorhandene Konten und vertragliche Vorgaben. Die Werkzeugauswahl ist Teil der Einordnung und richtet sich nach den benötigten Funktionen und dem geplanten Betrieb.
Ist die spätere Umsetzung im Check enthalten?
Der Check liefert den abgegrenzten Vorschlag. Einrichtung, Integration und Tests eines laufenden Workflows gehören zum gesonderten Umsetzungspaket.
Können wir auch mit wenigen Vorgängen starten?
Ja. Gerade bei kleinen Fallzahlen prüfen wir, ob eine einfache Änderung am manuellen Ablauf günstiger ist als eine zusätzliche Automation.
Wie ermittelt ihr eine mögliche Zeitersparnis?
Wir verwenden eure Fallzahlen und nachvollziehbare Zeitannahmen. Unsichere Werte werden als Annahmen ausgewiesen; ein gemessener wirtschaftlicher Erfolg wird daraus nicht abgeleitet.
Brauchen wir dafür einen Pflichtworkshop?
Die Aufnahme kann schriftlich mit Beispielen und Rückfragen erfolgen. Wenn sich ein kurzer gemeinsamer Austausch anbietet, bleibt dieser freiwillig und wird vorher abgestimmt.
Wann beginnt die Bearbeitung?
Start und Lieferfrist bestätigen wir nach Sichtung deiner Unterlagen schriftlich. Der vereinbarte Umfang und vollständige Ausgangsdaten bestimmen den Zeitplan.
Welche Zugänge werden benötigt?
Ein regelmäßig ausgeführter Ablauf und eine Person, die seine Ausnahmen kennt Benennung der Anwendungen, ungefähren Fallzahlen und bisherigen Bearbeitungsschritte Zugangsdaten gehören nicht in die Anfrage. Details werden erst nach schriftlicher Beauftragung abgestimmt.
Was passiert nach der Übergabe?
Eine schriftliche Rückfragerunde ist enthalten. Welche Analysen, Entwürfe oder technischen Änderungen zum Paket gehören, steht im Leistungsumfang. Zusätzliche Arbeiten stimmen wir mit dir ab, bevor sie beginnen.
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