In einer internen Anwendung ist „Vorgang bearbeiten“ selten ein gerader Weg von A nach B. Eine Person legt etwas an, eine zweite ergänzt Unterlagen, eine dritte gibt den nächsten Schritt frei. Dazwischen fehlen Daten, jemand wird vertreten oder der Vorgang bleibt mehrere Tage liegen. Ein Entwurf, der nur den idealen Durchlauf zeigt, lässt die entscheidenden Arbeitsfragen offen.
Den Vorgang über Rollen hinweg beschreiben
Ein echter fachlicher Ablauf mit anonymisierten Beispieldaten hilft dir, die Entscheidungen hinter der Oberfläche zu verstehen. Daraus lässt sich ableiten, wer jeweils handeln darf und welche Informationen diese Person braucht. Die sichtbaren Rollen müssen anschließend zu den tatsächlichen Berechtigungen passen, denn allein durch das Ausblenden eines Buttons wird ein Zugriff noch nicht technisch verhindert.
Bei einer Materialanforderung könnten Mitarbeitende den Bedarf erfassen, die Werkstattleitung ihn prüfen und der Einkauf anschließend bestellen. Für jede Rolle sind andere Fragen wichtig: Ist meine Anforderung angekommen? Fehlt eine Rückfrage? Darf ich die Menge noch ändern? Wurde tatsächlich bestellt oder nur freigegeben?
NN/g beschreibt komplexe Anwendungen unter anderem als Arbeitsumgebungen mit nichtlinearen Abläufen und Übergaben zwischen Rollen. In deinem Entwurf sollten deshalb Übergaben und Unterbrechungen genauso greifbar sein wie die erste Eingabe.
Zustände brauchen fachliche Bedeutung
Eine kleine Zustandsübersicht macht sichtbar, wo im Ablauf noch Entscheidungen fehlen. Wenn „Offen“ sowohl Entwürfe als auch Rückfragen und bereits freigegebene Vorgänge bezeichnet, kann die nächste Person daraus nicht erkennen, was zu tun ist. Eine brauchbare Benennung erklärt deshalb, was in diesem Zustand feststeht und wer als Nächstes handeln kann.
| Zustand im Beispiel | Nächste verantwortliche Person | Was noch möglich ist |
|---|---|---|
| Entwurf | Erfassende Person | Angaben ändern oder verwerfen |
| Zur Prüfung eingereicht | Werkstattleitung | Freigeben oder Rückfrage stellen |
| Zur Bestellung freigegeben | Einkauf | Bestellung vorbereiten; Änderungen nach Regel klären |
Passe die Zustände an die fachlichen Regeln deines Unternehmens an. Der Designer sollte nicht aus einer gewünschten Buttonanordnung ableiten müssen, wer eine Bestellung freigeben darf.
Rückkehr und Ausnahmefälle gestalten
Nach einer Unterbrechung braucht die Person einen erkennbaren Stand. In der Materialanforderung sollte sie sehen, ob inzwischen eine Rückfrage, eine Freigabe oder eine Bestellung vorliegt. Zeige außerdem, wer als Nächstes handeln muss. Bei langen Listen gehören passende Filter und die Rückkehr an die vorherige Position zu dieser Aufgabe.
Besonders deutlich werden offene Regeln, wenn zwei Personen denselben Vorgang bearbeiten: Eine ändert die Menge, während die andere freigibt. Damit die Oberfläche diesen Konflikt verständlich erklärt, muss vorher technisch geklärt sein, ob die Änderung blockiert, neu geladen oder zusammengeführt wird. Diese Entscheidung gehört deshalb früh in die Abstimmung mit der Entwicklung.
Ein Test nur mit der Person, die den Prozess erklärt hat, zeigt noch nicht die Übergabe im Alltag. Wenn die jeweiligen Rollen ihre eigenen Aufgaben durchführen, kannst du beobachten, ob sie am sichtbaren Zustand erkennen, wann sie handeln müssen und wann eine Änderung nicht mehr möglich ist.
Ein vollständiger Vorgang einschließlich Rückfrage und Übergabe gibt der UX-Entscheidungsberatung eine konkrete Grundlage. Wenn dabei die fachlich erlaubte Aktion je Rolle benannt ist, lässt sich unterscheiden, ob eine Unklarheit in der Darstellung oder in der zugrunde liegenden Regel liegt. Wie diese Rechte technisch durchgesetzt werden, behandelt der Beitrag Kundenportal mit Rollen und Rechten.
