Dein erstes Agenturgespräch wird konkreter, wenn du erklären kannst, was Besucher auf der Website erledigen sollen. Mit „Interessenten sollen den passenden Kurs finden und einen Platz anfragen können“ lässt sich ein Ablauf besprechen. „Modern und hochwertig“ beschreibt dagegen einen Eindruck, aus dem die Agentur diese Aufgabe noch nicht ableiten kann.

Die Arbeitsvorlage

Die folgenden Fragen kannst du als Arbeitsvorlage verwenden. Du musst dafür noch nicht alles wissen: Sichtbar offene Punkte helfen der Agentur zu erkennen, was sie mit dir klären muss.

  • Anlass: Was hat den Auftrag ausgelöst? Nenne eine beobachtete Schwierigkeit oder eine geplante Veränderung im Unternehmen.
  • Menschen und Aufgabe: Wer kommt auf die Website, in welcher Situation und mit welchem Anliegen?
  • Angebot: Welche Leistungen sollen verständlich werden? Welche Voraussetzungen oder Grenzen müssen Besucher kennen?
  • Nächster Schritt: Soll jemand vergleichen, Kontakt aufnehmen, einen Termin wünschen oder unmittelbar buchen?
  • Bestand: Welche Texte, Bilder, Markenunterlagen und technischen Systeme existieren bereits?
  • Entscheidungen: Wer beantwortet fachliche Fragen, bündelt Feedback und gibt den Stand frei?

Ergänze Referenzlinks mit einer Begründung: Was hilft dort bei der Auswahl, welche Information steht an der richtigen Stelle? So wird aus einem Geschmacksurteil ein Hinweis für die Gestaltung.

Kundenaufgaben statt Wunschfunktionen

Der GOV.UK-Leitfaden zu Nutzerbedürfnissen unterscheidet das Problem eines Nutzers von einer bereits gewählten Lösung. Übertrage diese Unterscheidung auf dein Briefing: Eine Anforderung wie „Kunden müssen den passenden Ansprechpartner finden“ lässt zunächst offen, ob eine Suche, eine klare Zuordnung oder eine Kontaktseite hilft.

Für die Agentur macht es einen Unterschied, ob deine Aussage auf wiederholten Rückfragen, vorhandenen Supportnotizen oder einer Einschätzung des Teams beruht. Diese Grundlage zeigt, was schon bekannt ist und was noch geprüft werden muss. Anonymisierte Fragen reichen dafür; persönliche Kundendaten gehören nicht in eine allgemeine Projektvorlage.

Eine offene Frage darf ausdrücklich im Briefing stehen: „Wir bieten Wartung und Reparatur an. Unklar ist, ob Besucher den Unterschied verstehen.“ Die Agentur kann dann die Auswahl untersuchen, bevor sie einen neuen Kontaktweg entwirft.

Den Umfang als erste Version beschreiben

Damit der Startumfang überschaubar wird, kannst du notwendige Inhalte von späteren Ergänzungen trennen und jeweils mit einer Aufgabe verbinden. Ein Teamprofil kann Zuständigkeit erklären, ein Download die nötige Vorbereitung vermitteln. Fehlt dieser Bezug, ist zunächst offen, welchen Beitrag der gewünschte Inhalt für die erste Version leistet.

Für die Planung sind auch dein vorhandenes System, verfügbare Bilddateien und Termine wichtig. Ein gewünschter Launch lässt sich anders abwägen als eine bereits gedruckte Veranstaltungsankündigung. Wenn die Agentur diesen Unterschied kennt, kann sie den Umfang nach der tatsächlichen Frist priorisieren.

Auch deine eigene Mitarbeit braucht Platz im Plan. Wer schreibt fehlende Leistungstexte? Wann sind sie verfügbar? Ein Entwurf mit ausgedachten Inhalten kann Entscheidungen scheinbar abschließen, die bei den echten Texten wieder aufgehen.

So verwendest du das Briefing im Gespräch

Im Gespräch kannst du an den offenen Punkten klären, welche Informationen für eine Schätzung noch fehlen. Der vorgeschlagene Umfang sollte anschließend zeigen, welche Ergebnisse entstehen und auf welcher Version deines Briefings er beruht. So kannst du eine spätere Änderung auf eine konkrete Vereinbarung beziehen.

Wenn Inhalte und Entwürfe bereits vorliegen, beschreibe im Briefing, welche Website-Umsetzung fehlt. Wenn beides erst entstehen soll, gehört die Klärung von Inhalt und Gestaltung zum Webdesign-Auftrag.